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Immer wieder kommt es zu Problemen bei der Darstellung und Zustellung von Mails über verschiedene Provider (Mail-Anbieter). Das hängt teilweise damit zusammen, dass die Mails des Einzelnen an alle über eine Software namens "Mailman" verteilt wird, die nicht immer erfolgreich versucht, es allen Systemen bei den Empfängern recht zu machen.
Am Häufigsten passiert es, dass Mails "unleserlich" ankommen, weil sie mit sichtbarem Formatierungs-Code (im Folgenden HTML genannt) durchsetzt sind und ungeübte Leser dann nur Textsalat sehen. Oder schlimmstenfalls ist der Textinhalt völlig verschwunden, die Mails erscheinen leer. Das kann man meist abstellen, jedoch ist das die Aufgabe der Absender.
Die Schwierigkeit wird dadurch größer, dass es viele Geräte, Betriebssysteme, Bildschirmgrößen und -ausrichtungen gibt. Nicht nur die Geräte sind verschieden, auch die verwendeten Programme. Bei uns geht es um Text, um Inhalt – weiter nichts.
Dazu kommt, dass sich immer wieder Mitglieder beklagen, dass mehr oder weniger viele Mails als Spam bzw. Junk bewertet werden und damit automatisch nicht im Posteingang landen, sondern im nicht gleich sichtbaren Spam-Ordner.
Ich möchte versuchen, hier auf einige dieser Probleme näher einzugehen und Lösungen dafür anzubieten. Bitte nutzt die Kommentarfunktion am Ende dieser Seite, wenn ihr Fehler bemerkt oder etwas ergänzen möchtet!
Spam
Seit einiger Zeit häufen sich die Meldungen, dass viele oder gar alle Mails von Mitgliedern der Mailingliste im Spam-/Junk-Ordner des jeweiligen Programms landen. Andere Mitglieder benutzen die Webmailer ihrer Provider (z. B. GMX), verarbeiten ihre Mails also generell im Browser – nur darauf werde ich hier eingehen, nicht auf einzelne Programme.
Ursache für die Häufung scheint zu sein, dass sowohl der Anbieter der Mailingliste (bei uns JP-Berlin) als auch viele bekannte Mail-Provider verschärfte Maßnahmen gegen die zunehmend vielen Müll-Mails installiert haben. Ich selbst schalte solche Techniken aus, soweit mir das möglich ist – die Sortierung soll mein lokales Mailprogramm (hier Thunderbird) nach meinen Regeln machen. Denn die Erfahrung hat gezeigt, dass sonst allzu viele falsch bewertete Spam-Mails scheinbar verloren gehen, weil ich sie übersehe.
Hier soll vorläufig nur auf die Einstellungen eingegangen werden, die GMX (gmx.de) in seinem Webmailer anbietet. Ich gehe davon aus, dass auch andere wie web.de solche Einstellungen haben. Es kommt nur darauf an, den Spamschutz des Anbieters komplett zu deaktivieren.
Nach Aufruf des GMX-Webmailers im Browser hat man auf der linken Seite eine Leiste mit den einzelnen Postfächern und ganz unten einem Zahnradsymbol, das für "Einstellungen" steht und anklickbar ist. Tun wir das!
Übrigens: bei der Gelegenheit können wir gleich noch den darüber sichtbaren Spam-Ordner anklicken und öffnen – vielleicht finden sich darin noch ein paar verlorene Schätze?
Jetzt wird es interessant. In der linken Menüleiste gibt es jetzt zwei Links, die sich mit der Spamverarbeitung befassen:
Nach der Auswahl von [1] "Spam- und Virenschutz" deaktiviert man [2] "Spamschutz". Das sollte eigentlich schon reichen. Den Virenschutz [3] kann man aktiviert lassen – ich weiß allerdings nicht, wie es sich äußert, wenn in einer Mail ein Virus erkannt wird. Speichern [4] nicht vergessen!
Der nächste Menüpunkt 1 "Spam-Erkennung" sollte eigentlich nur wirksam sein, wenn der eben ausgeschaltete Spamschutz noch aktiv wäre. Vielleicht ist es sinnvoll, [2] und [3] zu deaktivieren? Danach wieder das Speichern [4] nicht vergessen!
Damit sollte der Spamschutz bei GMX komplett ausgeschaltet sein. Jetzt muss man sich selbst darum kümmern, dass Spam erkannt wird – das kann man Programmen wie Thunderbird (Windows, Linux) wunderbar beibringen, die Technik darin ist lernfähig und das Ergebnis wird immer besser.
Hier noch ein Tip nur für Administratoren, die auch das Mailman-System einstellen wollen. Nach langem Probieren habe ich folgende Einstellung unter Abo-Regeln und "Adressfilter / Absenderfilter" gemacht:
Hier bei uns läuft Mailman 2.1.37, was ziemlich veraltet ist. Ich weiß nicht, ob das auch für neue Versionen so gilt.
Darstellungsfehler
Grundsätzlich gibt es zwei Arten, Mails zu erzeugen und zu verschicken: als reinen Text ohne besondere Formatierungen, oder mit der Möglichkeit, alles schön bunt oder fett oder verziert zu schreiben. "Nur Text" sollte der Standard sein. Leider ist es so, dass vor allem unter den Mail-Apps für Smartphones und auch in den sogenannten Webmailern (also womit man die Mails im Browser auf der Website des Anbieters schreibt und verwaltet) welche dabei sind, die die Umstellung auf reinen Text verstecken oder gar nicht möglich machen. Vor allem betrifft da die speziellen Apps der Mail-Provider.
Besonders populäre Anbieter wie WEB.DE und GMX fallen dabei immer noch negativ auf. Auf diese werde ich mich auch erstmal konzentrieren. Apps für Apple-Smartphones kenne ich leider nicht, daher wären mir Hinweise willkommen!
Einstellungen bei Webmailern
Klickt auf die Überschiften!
WEB.DE
WEB.DE ist ein zuverlässiger Provider. Die eigene Android-App erzeugt kaputte Mails immer im "Design-Format" und sollte nicht verwendet werden. Der Webmailer lässt sich gut auf "nur Text" einstellen.
GMX
GMX ist ein zuverlässiger Provider. Die eigene Android-App erzeugt kaputte Mails immer im "Design-Format" und sollte nicht verwendet werden. Der Webmailer lässt sich gut auf "nur Text" einstellen.
Einstellungen bei Mailprogrammen
Neben den Einstellungen beim Verschicken der Mails sind natürlich auch die beim Empfangen ggf. wichtig. Alle modernen Programme dürften das per Standard schon richtig machen, aber manchmal muss man Hand anlegen. Das zeige ich am Beispiel von Thunderbird, das auf PCs aller Art weit verbreitet ist:
Gehe im Menü auf Ansicht/Nachrichteninhalt und dort auf. Dort gibt es 3 Optionen zur Auswahl: Original-HTML, vereinfachtes HTML und reiner Text.
HTML ist die "Sprache", mit der Webseiten geschrieben werden und womit Farben, große und fette Schrift und Bilder möglich sind. Das wollen wir normalerweise bestenfalls für die bunten Newsletter von Kaufhäusern, also eigentlich nie. Außerdem können schädliche Bestandteile eine Gefahr darstellen. Das wäre die Option Original-HTML.
Vereinfachtes HTML blendet eine Menge von dem bunten Kram aus und macht manche Mail überhaupt erst lesbar. Gelegentlich beschweren sich Abonnenten unserer Mailingliste über das Kauderwelsch einzelner Mitglieder, deren Mails sie dann nicht lesen wollen und können. Dann wäre diese Option einen Versuch wert.
Am saubersten ist meiner Meinung nach die reine Textdarstellung. Damit wird kein Ballast sichtbar und keine schädlichen Bestandteile können wirken.
Andere Mailprogramme haben sicher eine ähnliche Einstellung, die ich aber nicht kenne. Manche Programme für Mobilgeräte können mit solchen Mails nichts anfangen und sie lassen sich auch nicht einstellen - dann hilft nur der Wechsel zu einem anderen.
Empfehlungen für Mailprogramme
Natürlich gibt es eine unübersichtliche Vielzahl von Mailanbietern (Providern), deren Webmailer und Mobil-Apps keine Probleme machen hinsichtlich der Formatierung.
Als nur ein Beispiel möchte ich MAIL.DE nennen (kostenlos, ganz seltene Werbung, https://signup.mail.de/de), von denen auch die App ohne Konfiguration reinen Text erzeugt. Für Android gibt es die App im Play Store und für das iPhone im App Store.
Ein anderer Anbieter ist GMAIL (kostenlos, keine Werbung, https://gmail.de/mail). Nahezu jeder, der ein Android-Mobiltelefon benutzt, hat sowohl einen Account (und damit eine Mailadresse) bei Google als auch die App GMAIL auf seinem Gerät installiert – das ist normalerweise die Voraussetzung für den Betrieb. GMAIL hat nur eine kleine Tücke: In Zusammenarbeit mit unserem Verteilsystem (Mailman) landen die eigenen Mails, die jeder als "Quittung" bekommt, nicht im Posteingang, sondern in "Alle Nachrichten" (https://support.tigertech.net/mailman-gmail, englisch) und besonders am Anfang gern auch mal in "Spam".
Ansonsten sind nach meiner Erfahrung alle universellen Mail-Apps geeignet, insbesondere auch die vorinstallierten ganz einfachen. Für einigermaßen bekannte Anbieter ist deren Konfiguration in wenigen Minuten erledigt, da man außer der Mailadresse und dem Passwort keine weiteren Angaben braucht, da der Rest automatisch erkannt wird.
Als i-Tüpfelchen lässt sich (bei Android) auch die vorinstallierte GMAIL-App für alle möglichen Provider benutzen. Ansonsten ist die App K-9 (kostenlos, werbefrei, nur Android, im Play Store) eine Empfehlung wert – hier ist lediglich die Einstellung für das Textformat am Anfang "falsch rum" und zudem etwas versteckt (ich helfe gern weiter, Werner sicher auch 🙂 ).